１．何をどこからやっていいのか分からない
２．どこまでやれば終わりなのか分からない
３．リストを見直すのがつらい
１と２は、レビュー作業が自分の中で手順化されていないのが原因だと思います。これに限らずGTDは、慣れてくれば自動的にできるくらい簡単になるものの、自分にぴったりくるやり方を見つけ出して確立するまでの段階が一番苦しいように思います。自分のレビュー手順は以下のようなものです。
カレンダー見直し→NextAction見直し→その他リスト見直し→プロジェクト見直し→INBOX見直し
この順番は頭を使わない順です。前半になるべく機械的に判断できるものを処理し、エンジンがかかってきたら頭をつかう判断や、記憶の隅をたぐるような作業を行います。また、ただ漫然とリストを眺めるだけではあまり効果がないので、以下のようなチェックリストを手元に用意して効率的にレビューができるようにしています。
カレンダー
□ 今日までの作業でやり残しているものはないか？
□ 日程が変更になった項目はないか？
次の行動リスト一覧
□ 更新もれや、作業もれはないか？
□ 状況が変わって、作業不要になった項目はないか？
いつか／もしかしたら
□ 状況が変わって、次の行動リストやカレンダーに記入できるようになった項目はないか？
プロジェクト
□ 状況が変わって、次の行動リストやカレンダーに記入できるようになった項目はないか？
□ 優先度が下がっていつか／もしかしたらに移動できる項目はないか？
INBOX
□ まだ記入していない「気になること」はないか？
□ 未処理のまま放置されている項目はないか？
これで機械的にレビューができれば苦労はないのですが、実際のところ３の「リストを見直すのがつらい」という気持ちに襲われたりします。というのも、レビューは「完了できなかったToDoを直視する」という作業にほかならないからです。自分の目標達成能力の限界をしっかりと受け止めて、次の週に向けて達成可能な計画を立案する、というのが重要です。とはいえ一週間のスパンであれば、理想と現実の誤差もそれほど大きく乖離してはいないので、ちゃんと実状に向き合えば修正可能であるという点がGTDの良いところだと思います。
最後に「仕事を成し遂げる技術」
より引用。この再検討のプロセスは常識です。しかし、うまく、これをやれている人は殆どいません。クリアーな頭とリラックスしたコントロール感を保つために、できるだけこの再検討を定期的にやりましょう。
This review process is common sense, but few of us do it as well as we could, and that means as regularly as we should to keep a clear mind and a sense of relaxed control.
