GTDの垂直アライメントをGoogle Mapsで実感してみる

GTDでは、当面の作業も将来の目標を達成するための作業もバランス良く行うために、地上からの高度にたとえたモデルを考えます。このモデルに従っていずれにも偏りのないようにタスクを決めていくことで、今抱えている仕事をこなしつつ長いスパンで設定した目標にもたどり着くことができる、という考え方です。

　滑走路：　現在の行動
　1万フィート：　現在のプロジェクト
　2万フィート：　責任の領域
　3万フィート：　1〜2年の目標
　4万フィート：　3〜5年のビジョン
　5万フィート以上：　人生

とはいえフィートで言われてもいまいちピンとこないので、メートルに換算し、目安になるものも調べてみました。

　1万フィート＝約3千メートル　富士山7合目、槍ヶ岳
　2万フィート＝約6千メートル　キリマンジャロ、アンデス山脈
　3万フィート＝約9千メートル　エベレスト、国内線ジェット旅客機の巡航高度
　4万フィート＝約1万2千メートル　国際線ジェット旅客機の巡航高度
　5万フィート＝約1万5千メートル　コンコルドの巡航高度

これでもまだ実感としてよくわからないので、この高度から見たらどのように見えるかをGoogle Mapsで作ってみました。

GTD高度モデル可視化マップ（Google Mapsが別ウィンドウで開きます）

どうでしょうか。わかったようなわからないような感じですが、Google Maps APIが面倒くさいということはよくわかりました。

※高度に対するズームレベルはわりといいかげんです

Biz.ID 図解GTDのイラストがおかしい気がする

追記：7/25元記事を修正したと連絡ありました。対応早いですね。

ITmedia Biz.ID：図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えようは、GTD解説の決定版みたいな文章ですね。ブログなどの評判も非常に良く、検索してみるとすごい数のリンクが張られています。

先日、第10回 アカデメディア Life Hackers Conference 2006に参加してきましたが、そのときGTDの解説として田口さんが話された内容も、ほとんどこの内容と同じでした。ただBiz.IDの記事の方は、別の方がイラストを描いているようで、Life Hackers ConferenceのPowerPointよりも分かりにくくなっているようです。

模写で説明すると、「処理」プロセスと「整理」プロセスの図は、Biz.IDの記事ではこのようになっています。違いがよくわかりませんね。


「整理」プロセスの目的は、「処理」プロセスでおおまかに分類されたToDoをさらに日付別、状況別に分けたり、プロジェクトを細分化したり、場合によっては別のツールにリストを転記したりして、必要なときに必要な情報を参照しやすくすることです。Biz.IDの文章にも「ちょうど引き出しの中に仕切りを設けたり、よく使うものは手前に置いたり、大きさで並べ替えたりするような作業に似ています」とありますが、イラストを見る限りそのような作業をしているように感じられません。

Life Hackers Conferenceで使用されたPowerPointの図を元に上の図を描きなおすと以下のようになります。こうすると整理プロセスのイメージが明確になると思います。


「処理」と「整理」の違いはGTDの中でもわかりにくいところであり、またこの記事の評判が良いだけにちょっと気になりました。

GTDツールの要件

GTDでは、使うツールは何でもよいと言われています。「仕事を成し遂げる技術」には、本当に必要とするのは、リストとフォルダーだけ（All You Really Need Is Lists and Folders）とも書いてあります。とはいえ最低限必要な機能というものがあるはずなので、今回はその要件について考えてみます。

GTDツールの要件：
(1)いつでもどこでもToDo項目の参照、追加、変更ができること
(2)日付ごとにToDoリストを管理できること
(3)状況ごとにToDoリストを管理できること
(4)リスト間の項目移動が容易であること
(5)プロジェクト（ToDo項目の入れ子構造）が表現できること

こんなところでしょうか。一般的なタスク管理ツールの場合、(1)(2)の機能しか持っていないことが多いため、(3)以降をどのように実現するかが鍵になります。

(2)の日付ごとのToDo管理をソフトウェアでやる場合、どのようなスケジューラー、カレンダーソフトでも良いですが、「期限まであとX日」というような表示が毎日出るタイプのリマインダーはあまりGTD的じゃない気がします。思いだすべき日になるまですっかり忘れていられる、というのがGTDの利点のひとつなので。

結局のところ、ひとつのツールですべての要件を網羅することは現状では難しいと思います。そのためローカルソフトウェア、Webサービス、システム手帳、メモ帳、PDA、携帯電話等のツールをいかに組み合わせていくかが、GTDシステム構築のポイントになると思います。ちなみにGTD Style Wikiは、移動中の参照、追加、変更が難しいので、自分は紙のメモ帳や携帯メール等も併用しています。

ソーシャルトリガーリスト

今回もITmedia Biz.IDから、「GTDに役立つトリガーリスト」について。

GTDをはじめてみたけど初回の収集プロセスでToDoを出し切れない、というような記述をブログでよく見ます。収集をはじめて30分後くらいの煮詰まってきたあたりがポイントのようで、そのへんでやめてしまうと何かすっきりしない状態になるみたいです。収集プロセスの成功の秘訣は、十分な時間とトリガーリストにあるのかもしれません。

トリガーリストは、上の記事で詳しく紹介されるまでGTD関連のブログ等にはあまり登場していなかったように思いますが、初回の収集プロセスや普段よりも気合を入れて週次レビューをやる場合には必需品だと思います。「仕事を成し遂げる技術」には157ページにあり、内容的にはBiz.IDにあるものとちょっと違ったものになっているのでこちらも一読の価値はあります。

トリガーリストは自分用にカスタマイズしていくと良いと思います。要はやり残しているタスクをイメージできれば良いので、仕事や日常生活のイラスト集とか、自室の写真のようなものでも効果があると思います。

トリガーリストの元ネタとして一番良いのは、他人の収集プロセス直後のINBOXです。そんなわけで誰かINBOXを見せてくれないかなあ、ソーシャルINBOXってWebサービスできないかなあ等と考えていたら、もうすでにありました。公開機能付のタスク管理Webサービスがそれです。check*padのアカウントがある人は公開リストを見てみてください、トリガーの宝庫ですよ。（Remember The Milkにも公開機能があるみたいですが、よくわかりませんでした）

GTD Style Wiki Tips: 完了ステータスを追加する

以下のコメントをいただいたので解説。

>■作業完了したものは、ごみ箱に棄てるとありますが、作業完了データーを残すにはどうしたらいいのでしょうか？

多くのタスク管理ツールでは、実行が終わったタスクは「完了状態」のようなステータスになりますが、GTD Style Wikiでは完了状態のステータスは存在せず、ごみ箱に捨てるのと同じ扱いです。理由としては、GTDの本には実行後のタスクを入れるリストについて言及がない、TiddlyWikiの構造上記事を消さずに増やし続けると重くなる、という考えからです。

それでもやっぱり完了タスクを残しておきたい、という場合は以下のようにしてみてください。

(1) 新規記事を作成する。
　タイトル：完了
　本文：<<gtdListWithDate>>
　タグ：GTD GTDsys List Close



(2) 保存＆リロード

これで、その他リストメニューやステータスプルダウンメニューに「完了」という項目が追加されます。「完了」リストに入ったものは「資料」や「ごみ箱」同様クローズしたタスクの扱いとなります。

GTD Style Wikiの操作

GTD Style Wikiについて、リリースしっぱなしというのもなんなので、スクリーンショットを交えて操作方法を説明します。

１．収集
何かやるべきことを思いついたら、新着リストメニューの「新規ToDo」を選択します。


新規記事の入力フォームが開くので、タイトルにToDo名を入れます。本文は空欄で構いません。



２．処理
新着リストメニューの「INBOX」を選択してリストを開きます。
リストの項目を選択してToDoを開きます。


この場合、２分以上かかり、自分が適任の単一アクションなので、ステータス変更プルダウンメニューから「未決」を選択します。
同様にINBOXの他の項目も処理していきます。



３．整理
新着リストメニューの「未決」を選択してリストを開きます。
リストの項目を選択してToDoを開きます。


この場合、家で実行するToDoなので、ステータス変更プルダウンメニューから「自宅で」を選択します。


あるいは「今週日曜日にやろう」というように日程を決めてしまっても構いません。その場合、カレンダープルダウンメニューから実行日を選択します。



４．レビュー
カレンダーや次の行動リストを見直します。今回追加したToDoは次の行動リストメニューの「自宅で」を選択してリストを開くと載っています。



５．実行
自宅にいて空き時間ができたら、次の行動リストメニューの「自宅で」を選択します。時間やモチベーション等を勘案してできそうなら実行します。
実行後は、ステータス変更プルダウンメニューから「ごみ箱」を選択して終了です。




また、３で日付を指定した場合は、当日のTicklerFileに表示されます。「TicklerFile」か「カレンダー」をDefaultTiddlersに登録して、毎朝チェックするようにするのがお勧めです。

TiddlyWikiの記法をPukiWikiっぽくするプラグイン

TiddlyWikiはPukiWikiと記法が異なるため使いづらい、という話を何度か聞いたことがあります。自分はTiddlyWikiしか使わないので実感として分からなかったのですが、記法の比較表（nlog(n)「GTDTiddlyWiki と PukiWiki の書式の違い」）を見て、その相違の多さに驚きました。Wiki記法ってどっかで標準化しないのかなあ。

そんなわけで、TiddlyWikiの記法をPukiWikiっぽくするプラグインを作ってみました。バグ報告や要望などあれば、コメント欄にお願いします。

レビューについて追記

ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD（週次レビュー編）。この記事が出るのが待ちどおしくて、毎日Biz.IDをリロードしまくっていました。期待にたがわず良い記事です。

これによると週次レビューの手順は、

　収集→処理→整理→レビュー→実行

のプロセスを、一通り再度実行すると良いとのこと。なるほど、来週はその方法を試してみようかと思います。

しかし体験者がふたりとも、「すっきりした」「気分がいい」という感想なのはすごいですね。教え方がいいのかな。それとも最近、自分が週次レビューの前後であまり気分が変わらないのは、はじめからストレスがないからなのかも知れません。

GTDの実践(4) - レビュー

レビューはGTDでもっとも重要なプロセスといわれています。GTDでつまずくのもこのプロセスであることが多いようです。実際、何度か週次レビューをやってみたところ、微妙な難しさがあるような気がしました。そこでレビューの難しさについてちょっと考えてみます。

　１．何をどこからやっていいのか分からない
　２．どこまでやれば終わりなのか分からない
　３．リストを見直すのがつらい

１と２は、レビュー作業が自分の中で手順化されていないのが原因だと思います。これに限らずGTDは、慣れてくれば自動的にできるくらい簡単になるものの、自分にぴったりくるやり方を見つけ出して確立するまでの段階が一番苦しいように思います。自分のレビュー手順は以下のようなものです。

カレンダー見直し→NextAction見直し→その他リスト見直し→プロジェクト見直し→INBOX見直し

この順番は頭を使わない順です。前半になるべく機械的に判断できるものを処理し、エンジンがかかってきたら頭をつかう判断や、記憶の隅をたぐるような作業を行います。また、ただ漫然とリストを眺めるだけではあまり効果がないので、以下のようなチェックリストを手元に用意して効率的にレビューができるようにしています。

カレンダー
　□ 今日までの作業でやり残しているものはないか？
　□ 日程が変更になった項目はないか？
次の行動リスト一覧
　□ 更新もれや、作業もれはないか？
　□ 状況が変わって、作業不要になった項目はないか？
いつか／もしかしたら
　□ 状況が変わって、次の行動リストやカレンダーに記入できるようになった項目はないか？
プロジェクト
　□ 状況が変わって、次の行動リストやカレンダーに記入できるようになった項目はないか？
　□ 優先度が下がっていつか／もしかしたらに移動できる項目はないか？
INBOX
　□ まだ記入していない「気になること」はないか？
　□ 未処理のまま放置されている項目はないか？

これで機械的にレビューができれば苦労はないのですが、実際のところ３の「リストを見直すのがつらい」という気持ちに襲われたりします。というのも、レビューは「完了できなかったToDoを直視する」という作業にほかならないからです。自分の目標達成能力の限界をしっかりと受け止めて、次の週に向けて達成可能な計画を立案する、というのが重要です。とはいえ一週間のスパンであれば、理想と現実の誤差もそれほど大きく乖離してはいないので、ちゃんと実状に向き合えば修正可能であるという点がGTDの良いところだと思います。

最後に「仕事を成し遂げる技術」より引用。

この再検討のプロセスは常識です。しかし、うまく、これをやれている人は殆どいません。クリアーな頭とリラックスしたコントロール感を保つために、できるだけこの再検討を定期的にやりましょう。

This review process is common sense, but few of us do it as well as we could, and that means as regularly as we should to keep a clear mind and a sense of relaxed control.

超ウルトラシンプル相対リマインダー

さて、以前筋トレを継続させるためのTipsを偉そうに語ってみたわけですが、実は今のところあんまり毎日は実施できていません。

なぜできないのか、自分の行動を分析してみました。
　１．仕事から帰ってくる。このときはとにかく体を休めたい
　２．リラックス＆食事＆風呂タイム
　３．眠くなる、寝る
なんか、ただのダメ人間ですね。このうち、１や３のときに筋トレをやるのはモチベーション的に無理だ、ということが分かってきました。２の時間帯に都合よく思い出せばいいのですが、習慣になっていないとうっかり忘れたりします。

そこでリマインダーを使うことを考えましたが、仕事から戻る時間が不規則なので、２の時間帯は８時だったり１１時だったりばらばらです。家について３０分後、とかそういうタイミングで通知してくれるといいのですが。そういえば自分は帰ったらすぐPCの電源を入れるので、PC起動後３０分たったら通知してくれるようなリマインダーがあれば良いのではないだろうか、と思いつきました。

というわけで、超ウルトラシンプル相対リマインダーを作りました。Windows用。スタートアップに入れておくと３０分後に通知。使ってみるとなかなかいい感じです。まだ２日目ですが。

相対リマインダー.vbs
-----
min = 30 ' 分後にダイアログを出す
WScript.Sleep min * 60 * 1000
msgbox "筋トレの時間だよ"
-----

Strict GTD

最近できたBiz.ID良いですね。ここでも百式の田口さんが入門者用にやさしくGTDの解説をされています。分かりやすさでいけばLife Hacks PRESS以上かも知れません。日本語のワークフロー図もあるし便利。

ただ、あまりにもやさしく書かれたせいか、このBiz.IDのGTD記事に関するブログのエントリーには、「このくらいなら前からやってた」というような反応が多かったのが意外でした。中にはGTDに匹敵する仕事術を自分であみだした凄い人もいるでしょうが、GTDについて「やるべきことを紙に書き出して定期的に見直す」くらいに誤解されているのだとしたらちょっと残念です。

先日、田口さん自身によるGTDの解説を聞く機会がありました。やはりワークフローの分かりづらさについて指摘されていて、はじめての人に教える場合はシンプルにキモの部分をまず伝えるようにしている、というようなことを言われていました。そのときの引き出しに物を片付けるメタファは非常に分かりやすかったです。

　収集　−　机の上や周りのものを引き出しにつっこむ
　処理　−　見直し頻度別の引き出しに分類する
　整理　−　見直ししやすいように整理する
　レビュー　−　「今日はこれ」と引き出しから取り出す

見直しの頻度とは、次のようなことです。
　・Someday/Maybe　週１回見る（今週手をつけない）
　・Project　やる気ないとき随時見る（今週なにか考える）
　・NextAction　やる気あるとき随時見る（今週片付ける）

とはいえ、ここまでシンプルに考えられるのは、田口さんが十分にGTDを理解した上で本質を外れない自信があるからだと思います。自分も含めて「GTDって何？」レベルの人が最初から勝手にアレンジすると、肝心のベストプラクティス部分まで削ぎ落としてしまうのではないかということを危惧します。そういったわけで、自信がない人は、はじめは原典をしっかり読んで忠実に厳密に実行してみて、その効果を実感してから（←これ重要）少しずつシンプルにしていくのも良いかと思います。

マニュアルに従うのが大好きな自分としては、ToDo戦術はジーコでもオシムでもなく断然トルシエ派です。

GTD Style Wiki

GTDをソフトウェアで実現するためのツールを作りました。GTD Style Wiki



GTDの原典「仕事を成し遂げる技術」を読んだときに、このToDo管理システムはソフトウェアのツールを使ってやるべきだと感じましたが、ネット上をいろいろ探してみても満足のいくツールが見つからず、結局自分で作ることにしました。また、GTDの本を読んでもワークフロー的に細かいところが分かりづらく、プログラミングすることでロジックを明確にしたかったという意図もあります。

　・TiddlyWikiのプラグインとしてGTD用ToDo管理機能を実装
　・カテゴリーをカスタマイズ可能な「次の行動」リスト
　・カレンダー、TicklerFileの2種類のスケジュール管理ビュー
　・ステータスタグによる柔軟なステータス管理
　・ポップアップメニューによる選択式ステータス設定
　・日本語完全対応
　・IE、Firefox、Opera対応(WindowsXP上で動作確認済）

TiddlyWikiベースのGTD実装としては以下のようなものがすでにあります。これらとの機能比較なども今後やっていこうと思います。
　・GTD TiddlyWiki Plus
　・MonkeyGTD
　・d3