GTDの実践(3) - 整理

そんなわけで整理プロセスです。整理プロセスでは大きく二つの作業があります。

・NextAction扱いのものを、適切な状況別リストかカレンダーに入れる
・プロジェクトを複数のアクションにブレイクダウンする

前者はわりと機械的な作業です。２分以上かかる自分がやるべきToDoについて、オフィスでやるのか、電話をかけるのか、PCで作業するのかサクサク決めていくだけです。ToDoの項目名があいまいであれば、このとき明確なアクション名に変更すると良いと思います。
実行日が決まっているToDoはカレンダー（スケジューラ、リマインダ等）の方に入れます。ポイントとしては、「7月1日にオフィスでやる作業」のような項目はカレンダーの方に入れて、「オフィスで」のリストには書かないこと。置き場所は常に一箇所です。「オフィスで」には、職場で空き時間ができたらすぐにでも実行できる項目のみ入れるようにします。

また、実行日はわりといつでもいいのだけれど、状況別リストに入れておくとなかなか消化されないToDo（たとえば「たまった出張費を精算する」とか「あの映画を観る」など）があります。こういうのは、この日にやるぞ、と決めてカレンダーにスケジューリングしてしまうと、わりとうまくこなせるようです。（ただ、これをやりすぎるとGTDらしさがなくなりそうな気もしますが）


大変なのが後者のプロジェクト細分化です。プロジェクトには簡単に細かく分けられるものもありますが、その多くはちょっとやそっとじゃNextActionが思いつかないような項目だったりします。これについては独りでブレインストーミングしたりして、じっくり考えるしかなさそうです。「こんなに悩むんだったらこんなプロジェクトどうでもいいや」と思って、「いつか／もしかしたら」の方に移しちゃったりもします。そういったわけでプロジェクトの扱いについては、わりとGTD上級者向けのように思います。まあ、せっぱつまったプロジェクトも無いので、週次レビューなどの時に少しずつ進めていく予定ですが。

時が特定された行動

GTDの原典「仕事を成し遂げる技術」の中に次のような難解な記述があります（63ページ）。

>次の三つのことを、予定表に記入してください。
>　・時が特定された行動
>　・日が特定された行動、そして
>　・日が特定された情報

原書ではこうなっています。
>Three things go on your calendar:
>　・time-specific actions;
>　・day-specific actions; and
>　・day-specific information.

ここで書いてある内容について最初はなんのことだかさっぱり理解できませんでしたが、20回くらい読み返してようやく分かりました。カレンダー（スケジューラ）に書く項目には3種類あると、それだけのことです。

(1) 実行する日と時刻が決まっているToDo
　例： 来週月曜は20時から合コンだ

(2) 実行する日が決まっているToDo
　例： 日曜日にモテそうな服を買おう

(3) 特定の日に思い出すべき情報
　例： 翌日は早朝会議があることを月曜日に思い出す

だんだん翻訳本の日本語に慣れてきました。

運動の完了条件

GTDをやってみて、運動のように継続的に行うことの扱いに困っている人は多いんじゃないでしょうか。他にも「Javaの勉強をする」とか「英語力を向上する」というようなスキルアップ関係も悩みどころです。

これらについて、まずはGTDらしく完了条件を考えてみます。
「体重を5kg落とす」
「資格試験に合格する」
これは達成条件としては明確ですが、NextActionが不明なのでどちらかというとプロジェクトですね。

「スポクラに入会する」
こうするとNextActionとして分かりやすくなります。入会後どうするかという問題はありますが、それはまた別のActionにすれば良いと思います。

「毎日腹筋運動を50回できるようになる」
「毎日5km走れるようになる」
このような、ちょっと頑張れば１〜２週間で達成できる短期目標を立てては達成する、という繰り返しは達成感があって良いと思います。ただGTDのシステムとしては少し管理しづらいですが。

そこで自分がやっているのは「習慣にする」こと自体を完了条件とすることです。具体的には以下の３個のActionをカレンダーに登録します。
・初日　　　「筋トレ開始」
・１週間後　「筋トレが継続しているかチェック」
・１ヵ月後　「筋トレが習慣化しているかチェック」

継続的にやることの壁には、はじめるときの腰の重さと、はじめて数日たったときのモチベーションの低下（いわゆる３日坊主）があると思います。だからそのタイミングでカレンダーに表示されると、少し気が引き締まってやる気がおきてきます。そして１ヶ月くらい続けられたら、それはもう習慣となっているので特に管理しなくても自然に継続していきます。

注意点としては、いろんなことを一気にはじめないこと。筋トレとJavaの勉強と英語の勉強は、どれかひとつが習慣になってから次のものをはじめないと負荷が高くなりすぎて継続することは難しいです。

GTDのワークフローについて

前回、GTDのワークフロー図は分かり難いと思っている、と書いたのでそれについて。

GTDのワークフローダイアグラムは、たとえばここで見ることができますが、この図を最初に見たとき次のように感じました。
　・ワークフローと各プロセスとの対応が分かりづらい
　・結局フォルダ（リスト）が何個いるのかよく分からない

(1)ワークフローと各プロセスとの対応
　GTDのプロセスには収集、処理、整理、レビュー、実行の５種類がありますが、この図を見る限り処理プロセスで何をやるのか？、整理プロセスで何をやるのか？、それぞれのプロセスにおけるインプットとアウトプットは何か？、といったことが見えてきません。
　このワークフローダイアグラムは「Getting Things Done」の原書の32ページと36ページ（翻訳本の54ページと58ページ）の２箇所に描かれていますが、なぜ２箇所に同じような図が描かれているか気づきましたか？　私は最近ようやく気づいたのですが、最初の図は処理プロセスで行う作業が太線で描かれていて、後の方は整理プロセスで行う作業が太線になっているのです（普通すぐ気づくのかなあ？）。もっともそこまで分かっても、「次の行動」に入れた後どうなるのか？といったことはこのフローでは読み取れません。
　そういったわけで、このワークフローは各プロセスに対応づけて、多方向分岐で描いた方が分かりやすいのではないかと思います。

(2)必要なフォルダの数
　フローからはゴミ、いつか／もしかしたら、参照資料、プロジェクト、プロジェクトプラン、待つ、予定表、次の行動、の８個がフォルダ（リスト）らしきものに見えます。しかし実際には、「次の行動」は電話、コンピュータで、、用事、オフィスで、……等にブレイクダウンされます。また「予定表」は日ごとに整理するため、これにはスケジューラやリマインダが必要になります。プロジェクトとプロジェクトプランの違いはいまだによく分かりません。

結局、よく分からないながらも自分の理解を図にしてみたのが下の図です。どうでしょうか。（クリックするとすごく大きくなります）

GTDの実践(2) - 処理

前回から時間があいてしまいましたが、次のステップである「処理」プロセスについて。

GTDをはじめるとき、収集プロセスは「頑張るぞ」という心の準備があるし、それによって劇的に心が軽くなるので注目されがちですが、実はこの処理プロセスこそが最初の壁になるような気がします。

なぜなら、収集は思ったことを書き出すだけの単純作業なのに対し、「処理」はそれらひとつひとつに対して完了条件や具体的な行動をイメージして判断を下していくという知的作業だからです。つまり従来のToDo管理でつらかった頭を使う部分は、GTDではこの「処理」（と週次レビュー）に集約されているのです。ただGTDの良い点として「判断するときは判断に集中できる」というのがあり、判断するときと実行するときが明確に区別されているので、処理プロセス中はひたすら判断していくだけで混沌とした思考にはなりませんが。

GTDが運用に乗ってくると処理の対象となる件数もそこそこで、なにより自分の処理パターンみたいなのができてくるので、比較的サクサクとこなせるようになります。ところが初回の処理プロセスに限っていえば、INBOXには自分の場合223件のToDoがたまっていて、それら１件１件に対して本当に頭をひねって行動を考えていかなければならず、かなり大変でした。「Life Hacks PRESS」の例でも２ページくらい費やして３件処理していますが、この作業を200件分やると思えば大変さが想像できるのではないでしょうか。

結局毎日30件くらいずつ処理していき、１週間くらいかけてようやくINBOXを空にすることができました。
実はこの辺の作業について、GTDのワークフローは分かり難いと思っている点があって、次回くらいに書きたいと思っています。

GTDの実践(1) - 収集

そんなわけで、２週間くらい前にGTDの収集プロセスを実施してみました。
レポート用紙とペンと書籍を持って近所のファミレスに行き、やるべき仕事、やりたいこと、将来の願望など頭の中の気になることすべてをひたすら書いていきます。初回は、これまでの人生で抱え込んできたもろもろのToDoの棚卸という意味もあってけっこう大変です。

「クレジットカードの入金」「本棚の整理」「時計の修理」など書き始めると後から後からやりたいことが出てきて、この作業はいったいいつになったら終わるのか少し不安になります。とりあえず３時間くらいかけるつもりで来ているので、そのくらいには終わって欲しいなあと思いつつ続けます。

少し困ったのがスポーツ関係。「スノボが上手くなりたい」と書いたら「スノボもそうだけどサッカーとか草野球とかテニスとかも上手いとかっこいいな」と思いはじめ、そうなるとバスケもバトミントンも卓球もスキューバもマラソンもラグビーもスキーもスケートもカーリングも……、と際限なくスポーツの種類が思い浮かんできます。これはさすがにきりがないと思って判断基準を設けることにしました。
「１０年後の自分がそれをやっている姿を想像できるか？」という基準で考えて、それなりに身近なもの、願望の強いものだけを残しました。ここで漏れても後でやっぱり追加したくなったらそのとき入れればいいですし。

１時間くらいで思いつくものがなくなってきます。でも考えればまだまだあるはずなので「仕事を成し遂げる技術」の５章にある引き金リスト（Trigger List）を見ながらさらに続けます。引き金リストは自分用に追加変更して持ち歩けるようにするといいかもしれません。

さて、次に悩んだのが願望関係です。頭の中のすべてを書き記そうとすると「ブロンドの美女とモナコでバカンスを過ごしたい」だとか「人懐こくて血のつながらない妹が欲しい」とかそういう内容までたくさん出てきます。非常に困ります。この問題に関してはデビッド･アレンは何も教えてくれません。

今思うと、ここでの判断基準はこうすべきです。「その項目を毎週見ることでモチベーションが上がるなら書け」

GTDで特筆すべきことがあります。
通常、ToDoリストの項目はそのひとつひとつが自分の気を重くさせますが、GTDの「いつか／もしかしたら」リストに書かれた長期的な願望は見るたびにワクワクする、ということです。ためしに「フェラーリを買う」と書いて「いつか／もしかしたら」リストに入れてみてください。それが「靴をみがく」とか「電球を買う」といった項目とまったく同じようにリストに並んで、同じように管理されている様子を見ていると、夢に向かって一歩ずつ進んでいるような気持ちになって本当にうれしくなってきます。
それに取捨選択は後のプロセスで行うので、ここでは迷うくらいならとりあえず書いておくべきでしょう。

そういったわけで「わけありの人妻と秘密を共有したい」と書いたところで、コーヒーのおかわりいかがですかとウエイトレスに声をかけられました。

さて、そんなことをしながら2時間くらい経ったら、もうさすがに何も出なくなりました。
ずっと集中していたので頭は考え続けようとするし、これらの項目をカレンダーやNextActionに振り分けられるまでは管理下にあるとは言えないような気がして、早く次に進みたくなり、まだ水のように澄んだ心とはいきませんが、とりあえずすっきりしたことは確かです。

結局、レポート用紙に書かれた項目は人妻の件を除外しても223個ありました。

GTDのすごいところ

では、GTDが他のTODO管理と違ってすごいところはなんなのでしょう。少しやってみて感じた点を以下に挙げてみます。こうして見てみると、いずれも心の負担を軽減する方向に作用するようになっていますね。

（１）記憶がいらない
普段生活していると突然TODOを思いつくことがあります。出勤前の時間がないときに限ってコンロの汚れが気になったり、外出中に「そういえば冷蔵庫の古い牛乳なんとかしなくちゃ」といったことはよくあると思います。そういった「今はできないけれど後でやること」を頭の中に記憶しておくことはそれ自体でエネルギーを消費します。GTDでは、TODOを思いついたらそのまま何の検討もせずに「信頼できるシステム」に放り込んでしまいます。その後はすぐに忘れて構いません。

（２）やれることだけ目に見える
さて、通常家にいて暇なときは「なんかやることあった気がするけどなんだっけ？」という状態だったりします。頑張れば何か思い出すかもしれませんが、その行為もまたエネルギーを消費します。一方でそんな状態でも仕事の納期は常に頭のすみにあってストレスの一因になっていたりもします。

GTDのTODO管理が運用に乗ると、家にいるときは家のTODO、職場では仕事のTODO、外出先では買い物すべきTODOだけを見ることができます。「電話の一本くらいならかけられそうだぞ」というときは電話予定のリストだけを見れば良いし、牛乳の件は冷蔵庫の近くにいるときだけ思い出すことができます。また、ここで目に見える項目数は（全体量に比べて）さほど多くはならないので心の負担も軽いです。

（３）実行するとき考えない
GTDではTODOの検討とTODOの実行は別のフェイズです。状況別に分類されたTODOは、事前にやり方が検討されているため実行するときにその場で思い悩むことがありません。ベルトコンベアで流れてくる猫を仕分けるバイトのように、右から左へ機械的に作業するのみです。

（４）余裕があるときやればいい
GTDにおいて状況別に分類されたTODOは「やれる状況になったらすぐ実行する項目」ですが、逆に言うと「余裕がないときはやらなくていい」項目です（期限付きのものはカレンダーで別に管理されていますし、常に余裕がなくて進捗しないようなら週次レビューで見直されます）
それだけでも気が楽になりますが上記（２）と（３）で、実行時に障害となるものがかなり取り除かれているので、比較的軽い気持ちで実行できてしまいます。もちろんTODOが完了してリストから消えていくと達成感があるので、気持ちの良いスパイラルが生まれます。


とはいえ、実際にGTDを続けていくと、こんな理想的な状況ばかりではないとは思いますが……。

GTD関係の書籍(2)

昨日の続きでGTD関連書籍について。

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
GTDをはじめようとする人が最初に読むのにお勧めなのがこのムック。こなれた日本語による解説や、実際にGTDの各プロセスをやってみる記事があるため、「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」に読んだときに感じた「訳がわかりづらい」、「具体的な作業がイメージしにくい」という欠点を補完してくれます。

実は半年くらい前はじめて「仕事を成し遂げる技術〜」を読んだときに、一度GTDを始めようとして挫折したことがあります。そのときは、「InBox」や「ゴミ箱」、「資料」といったファイルボックスを用意したものの、しばらくするとInBoxにたまりっぱなしのものが増えてきて結局GTD導入以前と変わらない状態になってしまいました。今思うと、GTDのキモである「信頼できるシステムの構築」と「週次レビューの実践」ができていなかったのだと思います。

最近この本を読んで、そのときのやり方のまずかった点や作業をするにあたって注意する点が明確になって、もう一度やってみようかなと思うようになりました。最初の30ページくらいだけでも1500円の価値は十分あります。


ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則
GTD提唱者デビッド･アレンの2冊目になる和訳本。上記ムックでも執筆されていた百式の田口氏による監訳で日本語的には問題なし。内容としてはGTDの背景になる考え方等について52の法則として書かれています。気軽に読みやすい内容ですが、この本を最初に読んでもたぶんGTDの凄さは実感できないと思います。そういう意味では２〜３冊目に読むことを勧めます。行動するときの考え方について繰り返し書かれているので、これを読んでおくとGTDを実践していて扱いに困るような項目が出てきたときの判断の指針になると思います。

GTD関係の書籍(1)

GTD関係の本として以下のものを読んでみました。

1.仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
2.Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
3.Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
4.ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

まずは1.「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」と2.「Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity」の感想から。

GTD原典の和訳本と原書です。和訳本のほうは訳がひどくてわけが分からないというもっぱらの評判。確かにイマイチな翻訳ですが、原書の方もそれほど分かりやすくない印象です。理解しづらい原因としては以下のような原因が考えられます。

・図が少ない
・全体が３部構成で、それぞれが同じ内容を別の観点で書いている。
　その構造が把握しづらい
・GTDの特徴として「ツールを選ばない」というのがあるが、そのせいで
　少し概念的な書き方になっている
・日本語として適切な言葉がない単語を注釈もなく無理やり訳している

　たとえば和訳本を自分が読んでいて引っかかった単語には、以下のようなものがあります。

　・開ループ
　　　open loop - 「終わってない仕事」の概念的な表現らしいです
　・書類受け
　　　In-bascket - やるべき仕事や気になることをまず最初に入れる物理的または
　　　ソフトウェア的なフォルダ
　・未決
　　　pending - GTDの「処理」プロセスのアウトプットを入れるフォルダ。2分以上かかり
　　　自分でやるべき行動が入ります。これは次の「整理」プロセスのインプットとなり
　　　「整理」プロセスで実行日または実行する状況が設定されます。
　・用事
　　　Errands - 外出時に行う行動（のリスト）

とはいえGTDについて現状最も詳しく書かれているのがこの2冊なので、必読書であるのは間違いありません。他の本やWebの情報を参考にしながら、本の全体構造を把握するように読み進めるのが良いと思います。

このブログについて

巷で流行のGTDをやってみることにしました。
実践するにあたっていろいろとつまづくことが予想されるので
試行錯誤の記録をこのブログに残していく予定です。

ツールとしてはTiddlyWikiを改造して使っていく予定。

参考URL
時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (1)